KSeF – MF potwierdza harmonogram wdrożenia i zapowiada nowe funkcje

Harmonogram wdrożenia KSeF System będzie wprowadzany etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie dużych podatników (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto).
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dołączą pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem tzw. najmniejszych podatników „cyfrowo wykluczonych”.
• Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie także najmniejszych podatników (transakcje do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 tys. zł).

Faktury VAT RR nie będą objęte obowiązkiem, ale będzie można je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Co się zmieni? Kluczowe ułatwienia

Do końca 2026 r. przedsiębiorcy skorzystają z uproszczeń:

• możliwość fakturowania z kas rejestrujących,
• brak kar za błędy w początkowym okresie,
• brak obowiązku wpisywania numeru KSeF w tytule przelewu, również w przypadku MPP,
• wsparcie informacyjne ze strony administracji skarbowej.

Co nas czeka w kolejnych miesiącach?

W czerwcu 2025 r. MF opublikuje strukturę FA(3) i dokumentację API dla KSeF 2.0. Testy API ruszą 30 września 2025 r., a testowa wersja Aplikacji Podatnika będzie dostępna od listopada. Środowisko produkcyjne zostanie uruchomione 1 lutego 2026 r.

Najważniejsze funkcjonalności KSeF 2.0

• Tryb offline 24h – faktury będzie można wystawiać offline i przesyłać do KSeF następnego dnia roboczego.
• Certyfikaty autoryzujące – od 1 listopada 2025 r. będzie można występować o certyfikaty do awaryjnego wystawiania faktur.
• Załączniki do faktur – możliwość dołączania plików (np. do faktur zbiorczych).
• Aplikacja mobilna – dostępna bezpłatnie w Google Play i App Store, a po aktualizacji obsłuży nową wersję systemu.
• Faktury konsumenckie i masowe – możliwość dobrowolnego wystawiania faktur na rzecz konsumentów.
• Ujednolicone kody QR – dla większego bezpieczeństwa i łatwiejszej weryfikacji.

Korzyści z KSeF

• szybszy zwrot VAT – już po 40 dniach,
• brak obowiązku przechowywania faktur,
• ograniczenie błędów,
• brak potrzeby dostarczania faktur przy kontrolach,
• jednolity format, lepsze bezpieczeństwo danych.
• automatyczny import danych z dokumentów zakupowych do systemów finansowo-księgowych.

Dostosowanie się do nowych przepisów to wyzwanie – ale można je przejść z odpowiednim wsparciem. Nasi eksperci z MDDP Outsourcing pomogą w przygotowaniu systemów i procesów do pracy z KSeF.

Zapraszamy do kontaktu.

Projekt ustawy, wraz z uzasadnieniem, dostępny jest na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego: legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205.

Przedsiębiorcy mogą przesyłać opinie na temat projektu do 25 kwietnia 2025 r., wysyłając je na adres: sekretariat.PT@mf.gov.pl.