Kiedy cudzoziemiec potrzebuje podpisu kwalifikowanego w Polsce?

  • 20.05.2025
  • PODPISANO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
  • ul. Nowogrodzka 56a
  • 00-695 Warszawa
  • PL

Czy cudzoziemiec w Polsce potrzebuje podpisu kwalifikowanego? W wielu sytuacjach — od prowadzenia firmy po kontakty z urzędami — e-podpis jest wręcz niezbędny. Sprawdź, kiedy warto go mieć i jak ułatwi sobie życie w Polsce!

report image
Cudzoziemcy przebywający w Polsce coraz częściej muszą załatwiać sprawy urzędowe, prowadzić działalność gospodarczą lub uczestniczyć w życiu gospodarczym na równi z obywatelami RP. W wielu przypadkach kluczem do sprawnego działania jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W jakich sytuacjach jest on naprawdę niezbędny?

Pełnienie funkcji w polskiej spółce

Cudzoziemiec powołany do zarządu polskiej spółki (sp. z o.o. lub S.A.) musi podpisywać dokumenty takie jak sprawozdania finansowe czy wnioski do KRS. Profil Zaufany ePUAP jest trudniejszy do uzyskania bez numeru PESEL, dlatego kwalifikowany podpis jest dla wielu obcokrajowców najlepszym rozwiązaniem.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

Rejestracja działalności w CEIDG, składanie deklaracji podatkowych czy podpisywanie umów biznesowych — wszystkie te czynności można przeprowadzić online za pomocą e-podpisu. Kwalifikowany podpis gwarantuje legalność działań niezależnie od obywatelstwa.

Sprawy urzędowe bez numeru PESEL

Wiele formalności, takich jak meldunek, pozwolenie na pobyt czy odwołania od decyzji, można załatwić elektronicznie. Posiadanie podpisu kwalifikowanego pozwala cudzoziemcom korzystać z e-usług publicznych bez konieczności osobistego kontaktu z urzędami.

Udział w przetargach i zamówieniach publicznych

W Polsce wszystkie oferty w zamówieniach publicznych muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dotyczy to również zagranicznych wykonawców i firm prowadzonych przez cudzoziemców.

Freelancerzy i przedstawiciele wolnych zawodów

Freelancerzy, konsultanci, architekci czy inżynierowie współpracujący z polskimi klientami mogą podpisywać umowy, raporty czy ekspertyzy elektronicznie. Podpis kwalifikowany zwiększa wiarygodność i przyspiesza obieg dokumentów.

Czy cudzoziemiec może łatwo uzyskać podpis kwalifikowany?

Tak. Prawo nie wymaga posiadania polskiego obywatelstwa ani numeru PESEL, aby otrzymać podpis kwalifikowany. Dokumenty potwierdzające tożsamość, jak paszport, są wystarczające.
Dzięki platformom takim jak podpisano.pl, cudzoziemcy mogą uzyskać podpis całkowicie online, korzystając z bezpiecznej wideoweryfikacji tożsamości IDnow — bez konieczności wizyty w punkcie obsługi.

Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia cudzoziemcom swobodne funkcjonowanie w polskim systemie prawnym i gospodarczym. Jest nieoceniony w działalności biznesowej, kontaktach z administracją i budowaniu profesjonalnych relacji z polskimi kontrahentami.
https://podpisano.pl/kiedy-cudzoziemiec-potrzebuje-podpisu-kwalifikowanego-praktyczny-przewodnik/
  • PODPISANO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
  • ul. Nowogrodzka 56a
  • 00-695 Warszawa
  • PL

Pozostałe notatki

Rohlig SUUS Logistics otworzył spółkę w Ukrainie

  • 20.05.2025

Rohlig SUUS Logistics uruchomił spółkę w Ukrainie, z siedzibą w Kijowie, umacniając swoją pozycję w Europie Środkowo-Wschodniej. Operator posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze ukraińskiego rynku i docenia rosnące gospodarcze znaczenie tego kraju. W nowej lokalizacji oferuje rozbudowany zakres usług logistycznych, w tym transport drogowy, kolejowy, lotniczy i morski, rozwiązania intermodalne oraz obsługę celną.

KWKR doradzała przy konsolidacji grupy kapitałowej Software Mind w USA

  • 19.05.2025

Kancelaria KWKR doradzała wieloletniemu klientowi Software Mind sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (software house) przy pośrednim nabyciu pozostałych 30% udziałów w amerykańskich spółkach Virtual M Inc. oraz The Big Three 912 Inc. Transakcja umożliwiła pełną konsolidację grupy kapitałowej Software Mind w Stanach Zjednoczonych.

Odrębności polskiego prawa umów o pośrednictwie handlowym i polskiego procesu gospodarczego względem regulacji prawa niemieckiego

  • 15.05.2025

4 kwietnia 2025 dr Joanna Schubel i Justyna Biernat, LL.M. (Bonn) wygłosiły w Lipsku w ramach 15. Sympozjum o aktualnych zagadnieniach prawa umów o pośrednictwie handlowym i międzynarodowego prawa handlowego referat na temat odrębności polskiego prawa umów o pośrednictwie handlowym i polskiego procesu gospodarczego względem regulacji prawa niemieckiego.

Premiera raportu 2.0 Fundacje Rodzinne

  • 15.05.2025

To druga edycja raportu poświęconego fundacjom rodzinnym. Tym razem wspólnie z Business Insider Polska oraz Bankiem Pekao S.A. przygotowaliśmy podsumowanie dwóch lat obowiązywania ustawy o fundacjach rodzinnych. W tym okresie w Polsce założonych zostało ponad 3800 fundacji – to ewenement na skalę nie tylko europejską, ale światową!