Dokumentacja pracownicza – prowadzenie, przechowywanie i obowiązki pracodawcy

Każdy pracodawca musi prowadzić osobno dla każdego pracownika kompletne i poufne akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Dokumenty mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Okres przechowywania wynosi zasadniczo 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia. Za brak lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja składa się z dwóch obszarów:

• akt osobowych pracownika,
• dokumentów dotyczących m.in. czasu pracy, urlopów, wynagrodzeń, nadgodzin, odzieży roboczej, środków ochrony i ekwiwalentów.

Musi być prowadzona oddzielnie dla każdej osoby, chronologicznie, w sposób kompletny i umożliwiający odtworzenie przebiegu zatrudnienia. Dane powinny być dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych.

Jak dzielą się akta osobowe?

Akta osobowe obejmują pięć części:

• A – dokumenty z rekrutacji, w tym potwierdzenie kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia;
• B – umowa o pracę, zakres obowiązków, informacje o warunkach zatrudnienia, BHP, badania lekarskie, praca zdalna, urlopy rodzicielskie i zmiany warunków pracy;
• C – dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, w tym świadectwo pracy;
• D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową, usuwane po zatarciu kary;
• E – dokumentacja kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu, wymagająca szczególnie ograniczonego dostępu.

Papier czy dokumentacja elektroniczna?

Pracodawca wybiera formę dokumentacji. Akta papierowe trzeba chronić przed wilgocią, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieuprawnionych.System elektroniczny musi zapewniać bezpieczeństwo i integralność danych, kontrolę dostępu, identyfikację użytkowników oraz rejestrowanie zmian. Przed wdrożeniem e-akt warto uporządkować dokumenty i sprawdzić zgodność procedur z prawem pracy oraz zasadami ochrony danych.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Okres zależy od daty zatrudnienia:

• osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł;
• osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczo 50 lat; okres można skrócić do 10 lat po złożeniu do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA;
• osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 r. – co do zasady 50 lat.

Po zakończeniu wymaganego okresu dokumenty należy prawidłowo zniszczyć, jeśli pracownik nie odbierze ich w przewidzianym terminie.

Jak ograniczyć ryzyko błędów?

Najczęstsze problemy to niekompletne akta, błędny podział na części A–E, brak chronologii i wykazu dokumentów, nadmiarowe dane osobowe, nieaktualne upoważnienia, nieprawidłowe warunki archiwizacji oraz rozbieżności między dokumentacją HR a danymi płacowymi.Audyt powinien objąć kompletność akt, ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe i płacowe, okresy przechowywania oraz bezpieczeństwo dostępu. Dla firm zagranicznych ważne jest także dostosowanie globalnych procedur do polskiego prawa pracy i zapewnienie spójności z procesami payroll oraz usługami kadrowo-płacowymi.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: Dokumentacja pracownicza – obowiązki pracodawcy